SOFTWARES DE ADMINISTRACIÓN

“LA AUTOADMINISTRACIÓN ES UN SALTO AL VACÍO”

No cabe duda de que las herramientas digitales de gestión administrativa son un gran apoyo para los administradores. Sin embargo, hay quienes las plantean como una solución absoluta y excluyentes de una gestión profesional. ¿Cuáles son las ventajas de estos software? ¿Cualquiera puede usarlo para administrar una comunidad? ¿Por qué tener un administrador profesional a cargo?

 Por Paula Avilés Villagra

El trabajo administrativo de una comunidad tiene cientos de aristas. Por desconocimiento, existe la creencia de que dirigir una comunidad se trata sólo de llevar en forma ordenada las cuentas, y en ese contexto parece fácil afirmar que una herramienta de gestión digital bastaría para administrar correctamente una comunidad. No obstante, nada más lejos de la realidad. Hay cientos de tareas y trámites que necesitan de supervisión presencial y de una toma de decisiones activa y acorde con la legislación vigente.

Las ventajas de una herramienta de administración

Primero que todo, es importante aclarar las grandes ventajas que brindan los softwares de administración. José Miguel Oyarzo, Ceo de EdiPro, una de las plataformas de gestión de administración de comunidades más completas del mercado, nos habla de las ventajas de contar con una herramienta de este tipo: “La primera es que el administrador cuenta con toda la información actualizada a cualquier hora y lugar. Puede revisar el sistema cada vez que necesite un dato. En segundo término, le permite una colaboración en línea y fluida con su equipo de trabajo, de manera que si el administrador está en terreno (en la comunidad), al mismo tiempo su equipo contable está ingresando gastos, y él tiene la ventaja de ver esos datos en forma inmediata”.

Por otro lado, la comunidad también tiene acceso. “Muchas de las consultas que se hacen a diario a la administración son del tipo: ¿Se registró mi pago? ¿Por qué se está haciendo este gasto? En el caso de EdiPro, esta información se puede cargar o configurar en la aplicación móvil, y de esta manera son los mismos propietarios o residentes quienes acceden a ella en forma directa. Por otro lado, el administrador a su vez puede enviar información en tiempo real o muy actualizada, a los residentes y propietarios”, comenta José Miguel Oyarzo.

Luis Vallejos Kauer, presidente de la Asociación Gremial de Administradores de Edificios y Condominios de Chile, comenta que si bien  –por ahora–  no hay ninguna obligación legal, “un software de administración te permite tener ante todo transparencia, ya que la comunidad tiene acceso a revisar las diferentes partidas. Además, brindan otras ventajas como el pago en línea, mantener un histórico de documentos en digital, enviar comunicados a la comunidad. Sin duda, hace más eficiente, ordenada y transparente la labor del administrador”.

De acuerdo con esta línea de pensamiento, José Miguel Oyarzo comenta que: “la plataforma es una herramienta para administrar información y automatizar ciertos procesos digitalizables, pero no reemplaza al administrador. En mi opinión se necesita una persona dedicada al tema. La plataforma –por buena que sea– no puede ir a supervisar en terreno trabajos que se están haciendo en la comunidad; realizar los cobros de residentes morosos, ya sea por mail o presencialmente, a veces hay que iniciar cobranzas judiciales, girar cheques o ir a la notaría”.

Las claves de una gestión profesional

Este ítem es muy relevante, sobre todo cuando la ley de Copropiedad está pronta a ser reformada con una serie de nuevas exigencias hacia la figura del Administrador.

Cómo asociación gremial es muy importante plantear: ¿Qué entendemos como una administración profesional?

“Un administrador profesional, no se define, ni tiene que ver con que la persona tenga un título, sino con conocer las leyes y, en este sentido, estar muy claro o clara en lo que se está haciendo”, enfatiza Luis Vallejos Kauer.

Este es un punto de inflexión fundamental. En la mayoría de las ocasiones, existe un bajo conocimiento de la ley de copropiedad o del reglamento de copropiedad por parte del comité de administración, lo que complejiza el escenario cuando un copropietario es quien se hace cargo de la administración o cuando es un particular, sin ningún respaldo o preparación, quien se hace cargo.

El presidente de AGACECH AG, explica: “el reglamento de Copropiedad debe ser aplicado por la figura del administrador, no por el Comité, ya que éste tiene una función más fiscalizadora y legalmente son los responsables. El administrador debe tener el expertise para hacer su trabajo como corresponde; ¿Qué significa eso? Que legalmente no puede aplicar criterio personal en ningún momento, sino apegarse a la ley de copropiedad o al reglamento de copropiedad. Por ejemplo, un perro ladra por media hora a la 1 de la mañana, llegan varios reclamos de residentes, los que quedan estampados en el libro de novedades. El conserje, habla con el dueño del animalito y deja de ladrar por un rato, pero vuelven los ladridos durante la noche. ¿Corresponde o no la multa? Algunas personas podrían pensar que no, pero la verdad es que se trata de un ruido molesto, lo que tiene una multa. ¿De cuánto debe ser? Eso debe estar definido en el reglamento. La persona multada tiene la instancia de apelar al comité para no pagar, y es el comité quien decide y no el administrador. Esa es la forma correcta de actuar y de aplicar la ley y el reglamento”.

Por todas estas razones, el tema de la autogestión se hace insostenible. José Luis Oyarzo dice al respecto: “Creo que la autogestión sólo funcionaría en comunidades muy pequeñas, con pocas instalaciones y con residentes muy responsables; la verdad es que pienso que la autogestión al final de cuentas, sólo te llevará a tener más gastos, por no tener una administración profesional”.

El presidente de AGACECH enfatiza: “Nadie discute que los softwares son herramientas útiles para la administración, pero no son la gestión administrativa en sí.  Las empresas más exitosas del rubro han sido las que han escuchado las sugerencias de los administradores como es el caso de EdiPro, por eso hoy es “el software” de la Asociación Gremial de Administradores de Edificios y Condominios de Chile. Por contrario, existen otras empresas de softwares a las que les da lo mismo nuestra experiencia, y se venden diciendo que la autoadministración es posible. Somos enfáticos en decir que la autoadministración es un salto al vacío, que lo único que causará son conflictos por desconocimiento de las leyes y finalmente caos en las comunidades y mayores gastos”.

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