Post pandemia – Las nuevas asambleas

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Después de muchos meses de pandemia, las comunidades están comenzando a retomar las asambleas ordinarias.

¿Cómo hacerlo cuando los aforos aún son muy reducidos?

Paula Avilés V.

 

Las asambleas son el instrumento fijado por la Ley de Copropiedad para que los copropietarios puedan tomar decisiones en torno a la comunidad. La ley fija dos tipos de asamblea: ordinaria y extraordinaria.

La ordinaria debe realizarse al menos una vez al año, momento en que la administración da cuenta de su gestión con toda la documentación de respaldo correspondiente. El quórum requerido es de un 60% de copropietarios asistentes en un primer llamado, y en un segundo llamando podría constituirse con el número de personas que asistan.

Las asambleas extraordinarias tratan materias específicas, el comité de administración es quien convoca y para constituirse necesita al menos el 80% de quórum de los asistentes en primer llamado, y 60% en segundo llamado.

Sin embargo, con la llegada de las cuarentenas del 2020, las asambleas ordinarias tuvieron que posponerse por varios meses, pero en la actualidad –con aforos más claros y la pandemia algo más controlada– se están retomando apoyadas con herramientas telemáticas, que en estos últimos dos años demostraron que llegaron para quedarse.

José Miguel Oyarzo, CEO de EdiPro (Plataforma integral de gestión de administración de condominios) dice que “según los registros que manejo, durante 2020, hubo 70% menos de asambleas presenciales y formales. En lo que va de 2021 hay sólo un 20% menos de asambleas. Ahora, técnicamente las asambleas se hicieron siempre, aunque no de la misma forma en las que las conocemos, ya que los residentes y propietarios se reunían para discutir algunos temas. Al principio, en muchas comunidades se suspendió todo, pero ya en 2021 se realizaron convocatorias y deliberadamente las personas se coordinaron para que sólo asistieran unos pocos para cumplir con los aforos. Generalmente esta práctica –un tanto gris– se complementó con conferencias que se citaban a través de EdiPro para que de esa forma la comunidad pudiera discutir los temas y luego en asamblea estar de acuerdo con lo que ya se había discutido”.

El asunto es que la ley actual no valida la asistencia vía videoconferencia. Para que las decisiones de una asamblea sean válidas deben realizarse en las dependencias del condominio (cualquiera, no tiene por qué ser una sala cerrada) y con los quórums de asistencia presencial. ¿Cómo hacerlo entonces?

Luis Vallejos Kauer, Presidente de AGACECH AG, explica de qué forma se están retomando las asambleas. “En mi caso se ha decidido parcelar la asistencia en dos grupos. Por ejemplo, para asambleas ordinarias, si el cupo máximo por aforo es de 20 personas, y el comité son 5, sólo  pueden asistir 15 personas. Paralelamente se hace una reunión telemática con el resto de los copropietarios que quieren participar. Se hace una presentación y se comparte pantalla con los que están on line. Si se necesita hacer una votación realiza a través de estas plataformas. Para darle legalidad, se genera una lista de asistencia por telemática y otra de asistencia en sala. Los que están de forma presencial, firman al momento de entrar. Los que están on line se identifican al momento de unirse a la reunión. Tanto la asistencia vía telemática, como la votación que se haya generado queda registrada en una planilla, documento que se deja en conserjería para que todos quienes asistieron telemáticamente validen asistencia y voto con su firma y Rut. Terminado este proceso se pegan al libro de actas, tanto la asistencia en sala como la telemática, sumado las votaciones telemáticas correctamente ratificadas con sus firmas y se reduce a escritura pública para que queden en regla”.

Es importante aclarar que algún vecino podría alegar en el Juzgado de Policía Local que la votación no fue válida porque hubo votación telemática. El juez puede respaldar una decisión solemne que tomaron los vecinos en asamblea y que además después validaron con su firma y Rut; o bien, apegarse irrestrictamente a la ley y determinar que la votación en línea no es válida.

¿Qué cambió para siempre?

No hay duda, de que todas las plataformas de comunicación on line llegaron para quedarse y hemos visto las enormes ventajas que proporcionan como compartir pantallas, enviar presentaciones completas, votación on line, grabar la reunión. “Durante los meses de pandemia realmente pudimos medir el impacto de las herramientas de EdiPro. El envío de noticias a través de la plataforma se triplicó, sobre todo al principio de 2020 e incluso en la actualidad se sigue usando bastante, por lo que inferimos que esta forma de comunicarnos llegó para quedarse. Otros ítems que crecieron fueron el registro de encomiendas cuyo uso se multiplicó por 9, y fue muy útil para gestionar en forma eficiente la cantidad de paquetes que llegaban a las conserjerías. Lo mismo sucedió con los reclamos”, comenta José Miguel Oyarzo.

Si embargo, el profesional comenta que no se atrevería a decir que reemplazarán totalmente al régimen presencial. “Creo que aún hay una necesidad de que las asambleas se realicen en forma física, así que no me atrevería a decir que lo digital lo reemplazará -cuando la ley lo permita- pero sí creo que otras instancias como las reuniones del Comité de Administración y con el Administrador seguirán siendo digitales, a través de plataformas. Incluso, ahora que ya se están retomando las asambleas presenciales, algunos administradores están pidiendo que los asistentes manden sus pases de movilidad a través de la plataforma. Hoy hay ganas y necesidad de juntarse a conversar sobre los problemas de las comunidades”.

José Miguel Oyarzo, CEO de EdiPro (Plataforma integral de gestión de administración de condominios) comenta que “durante los meses de pandemia realmente pudimos medir el impacto de las herramientas de EdiPro. El envío de noticias a través de la plataforma se triplicó, sobre todo al principio de 2020 e incluso en la actualidad se sigue usando bastante, por lo que inferimos que esta forma de comunicarnos llegó para quedarse. Otros ítems que crecieron el registro de encomiendas  cuyo uso se multiplicó por 9, y fue muy útil para gestionar en forma eficiente la cantidad de paquetes que llegaban a las conserjerías. Lo mismo sucedió con los reclamos”.

Según indica Luis Vallejos Kauer, Presidente de AGACECH AG. Sin lugar a dudas la comunicación telemática llego para quedarse, se acuño el término “hagamos un zoom” lo que genera una etimología, siendo zoom una de las múltiples plataformas disponibles. El buen uso de estas plataformas ayuda al administrador a entregar un mejor atención, el hecho que se realicen asambleas o reuniones con vecinos vía telemática, y que puedan ser grabadas, sin duda es una notable mejora para las relaciones administrador – residente.

En las comunidades el siglo XXI partió con la llegada de la pandemia, obligando a incluir tecnología en cada proceso, así vamos avanzando poco a poco hacia una modernización de las comunidades del país.

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