Los costos del administrador.

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Ofrecer un servicio tiene costos involucrados, pero usted como administrador ¿Conoce realmente cuáles son? ¿Qué porcentaje del ingreso se va a estos valores? ¿Está tomando en cuenta los costos ocultos?

Administrar condominios es una tarea ardua, que consume mucho tiempo, requiere disponibilidad absoluta y una vocación de servicio. ¿Pero qué hay de los costos?

Hagamos un análisis de costos para conocer cuánto cuesta administrar.

Primero determinaremos algunos parámetros. Vamos a suponer para este análisis, que un administrador maneja 2 condominios de edificios, con 110 departamentos cada uno y cobra honorarios por $400.000.- en cada torre, lo que nos da un ingreso bruto de $800.000.-

Este administrador requiere un ingreso mínimo mensual de $600.000.- para costear sus gastos mensuales. Debemos tomar en cuenta que de no percibir el valor mínimo de subsistencia, deberá migrar a otro rubro o emplearse.

Características de ambos edificios:
– Antigüedad de 6 años.
– Sala de bombas
– Grupo electrógeno
– Sala de basura
– Sala de máquinas ascensor
– 2 ascensores
– Sala multiuso
– Gimnasio
– Piscina
– Lavandería
– Áreas verdes
– Quincho
– 5 Conserjes, ( dos sin curso OS10)
– 2 Auxiliares.
– 1 Jardinero
– Estacionamientos de visita a ser supervisados
– Dentro del aro Américo Vespucio
– Nivel de tecnología medio
– Con CCTV
– Financiero contable ordenado
– 110 unidades
– Reglamento sin modificar.
– Portones automáticos
– Con Internet
– Instalaciones para conserjes
– Grupo humano cumple con exigencias a medias
– 4 Vistas al mes.
– Arrendatarios 60%
Valor de honorarios según la calculadora de honorarios del gremio $741.000.- por cada torre.

Supondremos;
Que este administrador trabaja solo, y que no arrienda una oficina, utiliza las dependencias de los condominios, además emite una boleta de honorarios donde el paga el 10% a la tesorería.

Trabaja 8 horas diarias de lunes a sábado. Lo que equivale a 192 horas al mes. Entonces el valor hora de este administrador correspondería a $3.125.- ($600.000/192 horas)

No se están tomando en cuenta las horas trabajadas los festivos o las emergencias, más adelante serán contempladas.

Utiliza un vehículo SOLO para su trabajo, el vehículo tiene un valor de mercado de $5.000.000.- El cual renovará en tres años, entregará su vehículo en parte de pago por $3.000.000.-  tendrá que invertir $3.000.000.- para renovar a un modelo similar. Lo que corresponde a una provisión de $83.333.- por mes.
Recorre un promedio de 70 kilómetros diarios, lo que equivale a 1.728.- Km al mes.
Paga un seguro mensual por su vehículo de $28.000.-
Permiso de circulación, seguro obligatorio por $45.000.- al año. Lo que equivale a $3.750.-por mes
Revisión técnica $12.000.- al año. Lo que equivale a $1.000.- por mes.
Mantención del vehículo:
Dos cambios de aceite al año $70.000.- Lo que equivale a $5.833.- por mes
Neumáticos cada 3 años. Lo que equivale a $3.333.- por mes
Consumo de gasolina, suponiendo que el vehículo rinde 12 KM/L. Lo que equivale a $120.000.- por mes
Plan celular mensual $20.000.-
Página web $30.000.- al año. Lo que equivale a $2.500.- por mes
Tarjetas de visita $10.000.- al año. Lo que equivale a $833.- por mes
Utiliza un computador de $350.000.- el cual debe mantener una vez al año por $25.000.- Lo que equivale a $2.083.- por mes.
Proporciona un sistema de GGCC en línea por $54.000.- al mes.
Retención del 10% de honorarios que se aportan a previsión y salud. $80.000.- por mes.

Costo de operación mensual:

Descripción Valor mensual
Seguro del auto $ 28.000
Permiso de circulación $ 3.750
Revisión técnica $ 1.000
cambios de aceite $ 5.833
Neumáticos $ 3.333
Consumo de gasolina $ 120.000
Provisión para renovación de vehiculo $ 83.000
Plan celular $ 20.000
Página web $ 2.500
Tarjetas de visita $ 800
Asesoría técnica computador $ 2.083
Sistema GGCC en linea $ 54.000
Retención del 10% $ 80.000
Horas adicionales festivos y sobre tiempo 60 horas por mes $ 187.500
gastos mensuales $ 591.799
Ingreso total $ 800.000
Utilidad $ 208.201
Ingreso según calculadora de honorarios $ 1.482.000
Total de gastos mensuales $ 591.799
Utilidad $ 890.201
Déficit mensual -$ 391.799
Superávit mensual $ 290.201

Siguiendo la lógica del ejemplo, este administrador debería percibir como ingreso mínimo para costear su estilo de vida $1.191.799.- es decir deberá cobrar casi $600.000 por torre.

En el mercado actual, (junio del 2019), como gremio nos toca ver muchos casos donde las comunidades presionan a la baja los honorarios del administrador. Esta política va en el sentido contrario de la lógica y de lo recomendable.
Por ejemplo si un administrador debe cobrar por sus honorarios $600.000.- en un edificio de 100 departamentos. Pero el comité de administración solo contempla $300.000.- El aumento impactará en $3.000.- por departamento. Un administrador de experiencia regularizará los gastos y optimizará los recursos, y seguramente lograra una baja del gasto común mayor a los $3.000.- por unidad. Además de estabilizar el gasto común sin despreocupar el normal funcionamiento de la comunidad.Blindar a la comunidad de posibles multas por OS10, por la DT..y mucho más. En este rubro podemos decir que «lo barato cuesta caro».
Es recomendable invertir en personal de calidad y eficiencia probada. Los comités deben proyectar beneficios a largo plazo por ejemplo periodos de un año. Regularizar una comunidad lleva tiempo, mínimo de uno a dos años aproximadamente.

Podemos concluir que para administrar comunidades  en forma eficiente y manejando la comunidad según las normativas vigentes. Los honorarios deben estar relacionados al tipo de instalación y cantidad de trabajo.

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