La utilidad de las consultas por escrito en una comunidad

Muchos propietarios se enteran de las decisiones de la comunidad cuando ya es muy tarde. ¿La razón? No participan en las asambleas. Por lo mismo, ante cambios importantes, el hacer una consulta por escrito parece una buena instancia para fomentar la participación de todos.

Por Pelayo Valenzuela Irarrázaval. Es socio de la oficina Alliende y Cía., abogado de la Universidad Católica y magister en administración de empresas de la Universidad Adolfo Ibáñez.

Algunos lectores y clientes nos han manifestado su inquietud por ciertas disposiciones y la aplicación de las normas contenidas en el reglamento de copropiedad, instrumento que contiene las bases de convivencia de una comunidad.

Las dudas surgen porque las disposiciones derechamente no se aplican o bien, porque fueron establecidas desde la perspectiva e intereses de la sociedad inmobiliaria que construyó el edificio. Asimismo, también nos han manifestado su inquietud por algunas normativas emanadas de los comités de administración e, incluso, del mismo administrador.

Sin embargo, al momento de promover un cambio, los copropietarios y la administración tienen dificultades para convocar al resto de los copropietarios y reunir los quórums mínimos para celebrar las asambleas o tratar estos temas.

Al respecto, cabe hacer presente que las asambleas extraordinarias tendrán lugar cada vez que lo exijan las necesidades del condominio, es decir, pueden convocarse en cualquier época del año.

Los copropietarios deben ser citados especialmente a ese objeto e indicarse la materia a tratar en la misma citación, a petición del comité de administración o de los copropietarios que representen, a lo menos, el 15% de los derechos en el condominio.

Las citaciones deben realizarse a nombre del comité de administración, a través de su presidente, o si éste no lo hiciere, por parte del administrador, dirigida a todos los copropietarios o apoderados, personalmente o mediante carta certificada dirigida al domicilio registrado para estos efectos en la oficina de la administración. Esto, con una anticipación mínima de 5 días y que no exceda de 15 a la fecha en que deba llevarse a efecto la asamblea.

Si el copropietario no hubiere registrado su domicilio, se entenderá para todos los efectos que tienen su domicilio en la respectiva unidad del condominio. A su vez, los quórums para aprobar cada una de las materias están regulados en la ley de copropiedad.

Una alternativa de sacar adelante y aprobar las modificaciones y actualizaciones necesarias a las normas vigentes de un condominio, consiste en presentar consultas por escrito a la comunidad, las cuales están reguladas en el artículo 17 de la ley de copropiedad inmobiliaria. En efecto, las siguientes materias también pueden aprobarse a través de esta modalidad.

1. Modificación del reglamento de copropiedad, excepto cuando se alteren los derechos en el condominio.
2. Remoción parcial o total de los miembros del comité de administración.
3. Construcciones en los bienes comunes, alteraciones y cambios de destino de dichos bienes, incluso de aquellos asignados en uso y goce exclusivo.
4. Gastos o inversiones extraordinarios que excedan, en un período de 12 meses, del equivalente a 6 cuotas de gastos comunes ordinarios del total del condominio.
5. Administración conjunta de dos o más condominios de conformidad al artículo 26 y establecer sub – administraciones en un mismo condominio.

Las consultas por escrito deben ser firmadas por el presidente del comité de administración y por el administrador del condominio, y se notificarán a cada uno de los copropietarios en igual forma que la citación a asamblea.

La consulta deberá ser acompañada de los antecedentes que faciliten su comprensión, junto con el proyecto de acuerdo correspondiente, para su aceptación o rechazo por los copropietarios.

La consulta se entenderá aprobada cuando obtenga la aceptación por escrito y firmada de los copropietarios que representen a lo menos el 75% de los derechos en el condominio.

El acuerdo correspondiente deberá reducirse a escritura pública suscrita por el presidente del comité de administración y por el administrador del condominio, debiendo protocolizarse los antecedentes que respalden el acuerdo, dejándose constancia de dicha protocolización en la respectiva escritura. Por último, en caso de rechazo de la consulta ella no podrá renovarse antes de 6 meses.

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