INCIDENCIA DE LAS NUEVAS PLATAFORMAS EN LA ADMINISTRACIÓN DE CONDOMINIOS

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“Administrar no es una tarea fácil, pero un software puede ser un gran aliado”

Cuando de administrar edificios se trata hablamos de residentes, colaboradores, servicios externos,
mantenciones, pagos, normas y un etcétera de tareas asociadas, todas estas de vital importancia para él
funcionamiento del condominio y el buen vivir de quienes lo habitan, por lo mismo no es una responsabilidad
menor.
Carol Juliana Galindo

Administrar es un trabajo más complejo de lo que imaginamos, cuenta con muchas variables que atender y
su dificultad aumenta cada día más con la masiva edificación que vemos en las ciudades y el aumento de
residentes por edificio. Entonces, a mayor demanda, si no aumentan los recursos para atenderlas, el colapso
en dicha gestión sería inevitable.
Es así como ante la necesidad de automatizar prácticamente todo lo que nos rodea actualmente y
aprovechando los avances y facilidades que la tecnología nos brinda, el rubro de la administración no sé
quedó atrás y han ido apareciendo diversos software que facilitan la gestión para los administradores y
residentes, creando un espacio donde ambos conviven de manera más amigable, ágil y transparente como
lo es la plataforma EdiPro.
José Miguel Oyarzo CEO y cofundador de la empresa EdiPro que actualmente cuenta con más de 1500
clientes y presencia en varios países del continente, nos explica como el uso de la plataforma les ha
permitido optimizar tareas, eliminar procesos innecesarios y automatizar funciones, otorgando la
oportunidad a los administradores de que con los mismos recursos puedan administrar más comunidades en
simultáneo.
José Miguel explica que uno de los principales problemas de los edificios que funcionan con Excel o registro
en papel de sus operaciones, es la poca integridad de la información, un ejemplo simple sería que una
factura por $9.990 se registre en un Excel de manera redondeada en $10.000, o que un cobro erróneo a un
residente simplemente se borre y se cambie. Este tipo de acciones, en el tiempo, hace que simplemente “las
cosas no calcen” y que los números y documentos de cobro sean inconsistentes.
EdiPro permite guardar todos los registros y modificaciones de datos hechos al sistema, lo que entrega un
seguimiento detallado de todos los movimientos y permite compararlo con presupuestos o tendencias de
gastos mes a mes.
Por otra parte, comenta que el registro de pagos y documentos son clave para el funcionamiento y respaldo
de lo que sucede dentro de la comunidad. El tenerlos digitalizados permite que estos estén resguardados
ante un cambio de administración, rendición de cuentas o consulta específica del comité.
El registro digitalizado de pagos mantiene el orden financiero, permite responder consultas de los residentes
con mayor velocidad, y asegura la continuidad de la operación del condominio ante eventualidades.
Respecto a la transparencia en el uso de los recursos y la seguridad y privacidad de la información al usar la
aplicación nos indica que EdiPro ayuda a mejorar la transparencia dentro de una comunidad, ya que
centraliza toda la información de ingresos y egresos en un mismo lugar, permitiendo adjuntar facturas,
recibos, liquidaciones y todos los documentos contables- Esto permite que el administrador tenga a mano
todo el respaldo de su gestión y a su vez, los miembros del comité puedan revisar sin problema lo que
estimen conveniente. Con base en lo mismo, la plataforma permite generar múltiples informes, balances,
estados financieros, flujos de caja, etc. lo que hace que la rendición de cuentas sea clara y fácil de realizar.
Por otro lado, EdiPro se rige por el estándar de protección de datos europeo (GDPR) y la ley de protección
de datos personales chilena. Utilizar una plataforma profesional y respetuosa con estas leyes permite
garantizar la propiedad de los datos y administrar correctamente los accesos a esta información con un
sistema de usuarios, roles y permisos muy detallado.
Pensando en la comodidad de los residentes respecto a La reserva de espacios comunes que en ocasiones sé
vuelve un tema algo tedioso, se puede hacer directamente a través de un calendario que les muestra la
disponibilidad de estos, evitando que la gestión pase por personal de la administración o de conserjería,
agilizando el proceso; sobre el mantenimiento de los mismos espacios y otras áreas del condominio, él
administrador con la aplicación tiene la posibilidad de planificar las mantenciones y recibir alertas que le
ayuden a recordar las tareas urgentes y así evitar caer en las temibles mantenciones correctivas, pérdidas
de garantía, multas por no tener sellos, mal funcionamiento y demás.
José Miguel nos cuenta con optimismo que el producto se mantiene en constante desarrollo gracias a los
comentarios de sus usuarios y que, en el corto plazo, vienen nuevas integraciones de EdiPro con otros
sistemas, para simplificar y automatizar aún más el funcionamiento de los edificios, además de otras
mejoras en la aplicación móvil, para simplificar el uso a los residentes y aumentar su satisfacción.
Desde el gremio AGACECH instamos a los administradores a hacer uso de las nuevas tecnologías para
optimizar los procesos y brindar cada día un mejor servicio a la comunidad. Les recordamos que todos los
socios tienen un descuento importante para la contratación de la plataforma y otros servicios de nuestros
aliados.
Si aún no eres parte del gremio en el siguiente link puedes unirte.
https://agacech.com/asociarse/

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