El valor de administrar un condominio ¿Cuánto cuesta realmente?

La cesantía causada por la pandemia ha tenido repercusión en nuestro rubro: proliferación de personas que ofrecen administrar comunidades por un valor muy bajo. En AGACECH AG sabemos ­–por experiencia– que lo “barato cuesto caro” y que administraciones no profesionales generan caos al interior de la comunidad y casi siempre platas faltantes.
Paula Avilés Villagra

Cuando nos preguntamos cuál es el valor de administrar, no sólo nos referimos a la remuneración por realizar el trabajo, sino a la preparación necesaria con la que debe contar una empresa administradora para realizar una labor correcta y eficiente.

José Cortés, dueño de Jefe de Edificios y miembro de la directiva de AGACECH AG afirma que “la administración es un oficio multidisciplinario, que requiere tener un amplio conocimiento en materias contables, de recursos humanos, jurídicas, técnicas y obviamente administrativas. Debe conocer todos los aspectos de las comunidades que administra: su comportamiento social, la carga ocupacional, los aspectos técnicos de los equipos y conocimientos cabales de la infraestructura del inmueble. Estar bien informado sobre todas estas materias, no sólo le permitirá tener una labor eficiente, sino también contar con la confianza del comité de administración”.

Aunque a muchos les parezca que administrar una comunidad es similar a la administración de una empresa, tiene muchas diferencias por lo que no se pueden aplicar los mismos parámetros.  Luis Vallejos Kauer, presidente de la Asociación Gremial de Administradores de Condominios y Edificios de Chile, es enfático al respecto: “Muchas personas que cumplen labores en empresas, creen que pueden traspasar su modus operandi habitual a la administración de edificios y condominios. Y resulta que la labor administrativa de edificios, no tiene nada que ver con la de una empresa, en primer lugar porque nosotros no tratamos con clientes, sino con residentes. Estas actitudes muchas veces generan ruido y reafirman la creencia de que administrar es fácil, y que cualquiera está capacitado para llevarla a cabo”.

En este sentido, el aumento de la cesantía causada por la pandemia ha contribuido al aumento de la oferta de administradores no profesionales, que muchas veces cobran un precio mucho menor al promedio del mercado, para ganarse el trabajo.

“Debido a los cambios de escenarios que ha habido en las comunidades, es casi imposible que el tipo de administrador clásico siga existiendo, entendido como aquel que trabaja solo o con el apoyo de un abogado. A mi juicio, ya está pasando a la historia. Lo eficiente hoy es que se formen pequeñas empresas de administración, dónde trabajen un sinnúmero de personas que se relacionan con las diferentes disciplinas que contempla la administración. Además, cuando entre en vigencia la nueva ley de Copropiedad el rubro será mucho más fiscalizado y en consecuencia muchas personas que hoy ejercen como administradores no van a poder seguir porque van a necesitar conformar pequeñas empresas”, comenta José Cortés.

Luis Vallejos Kauer, presidente de AGACECH AG, comparte este punto de vista: “La única manera de ser eficiente es que haya una empresa pequeña, ágil, que cuente con un contador para que se preocupe de la contabilidad y las remuneraciones, un administrador que conozca las leyes y personal de supervisión para que esté en terreno. Una empresa de este tipo puede crecer tomando varios condominios porque tiene sus costos fijos cubiertos, después empieza a generar mayor utilidad, mientras más toma más gana hasta cierto límite en que tiene que crecer nuevamente”.

Formar un gremio de administradores profesionales, cada vez más preparados y especializados es una de las tareas más importantes de la Asociación Gremial de Administradores de Condominios y Edificios de Chile. Los nuevos postulantes deben realizar una  solicitud e inmediatamente responder un cuestionario con puntaje, el cual determina su aceptación al gremio, posteriormente se revisan sus antecedentes, solo después de esta rigurosa evaluación la persona es aceptada. En Agacech continuamente se realizan certificaciones de conocimientos las cuales son gratuitas, siempre se está apoyando a los asociados. Todos los asociados deben acatar el código ético. Solo así las comunidades puede tener algún grado de certeza de que detrás del administrador hay un gremio que apoya y fiscaliza.

Lo barato cuesta caro

Usar el precio como un arma de competencia o como punta de lanza para conseguir la administración de una comunidad puede tener doble filo. “En primer lugar, produce problemas tanto para quien trabaja barato, como para el que contrató barato, porque estas lógicas de que lo barato es mejor, termina desprestigiando a la misma comunidad, porque al final al cambiar un administrador profesional por una persona sin experiencia en comunidades, todo es un caos y casi siempre falta plata”, dice el presidente de AGACECH AG.

José Cortés de Jefe de Edificios, dice: “el problema se suscita primero en la baja experiencia de algunos comités de administración que privilegian bajos costos por sobre rendimiento, y que no ven la relación costo-beneficio, sino que sólo se basan en que el servicio sea barato. El resultado es desastroso porque si no hay el incentivo económico justo, al poco andar la persona se da cuenta de que está metida en un asunto tremendamente demandante y comienza a perder el interés en prestar un servicio en forma eficiente y de calidad.  Reitero que la administración requiere de muchos conocimientos, manejo y resolución de conflictos constantes, que es una tarea altamente demandante, entonces cuando alguien con poca o cero experiencia en el rubro se ofrece a hacer este trabajo por un bajo precio, más temprano que tarde se da cuenta de que no le compensa”.

María Eugenia Martínez, Licenciada en administración, dueña de Santa María Administradora de Edificios y miembro de AGACECH, dice sobre el tema de las tarifas:
“Yo respeto lo que cada quién quiera cobrar, cada uno sabe lo que vale su trabajo. En mi caso considero que hago un buen trabajo, entrego resultados, no tengo horario, me gusta lo que hago, es mi vocación y eso para mí tiene valor importante. Aunque respeto lo que cada quién quiera cobrar, opino que sí deberíamos tener un parámetro para guiarnos porque estas diferencias tan grandes llevan a confusiones y a la larga traen consecuencias que no son las mejores”.

Cómo definir un honorario

No existe reglamento que defina mecanismos para establecer un arancel, ni tampoco existen tablas de referencia para fijar los precios. En general, cada empresa de administración o administrador, llega a un acuerdo con el comité de administración.

Es muy importante hablar del tema de los honorarios objetivamente porque la ley Copropiedad reformada y que pronto entrará en vigencia, plantea una serie de obligaciones nuevas para los administradores, que generarán más responsabilidades y en consecuencia más horas de trabajo, lo que elevará los costos de administración.

¿Qué factores tomar en cuenta a la hora de fijar un honorario? Según Luis Vallejos Kauer en primer lugar “dependerá por ejemplo de la antigüedad de inmueble, el tamaño porque de ahí deriva la cantidad de personal necesario, el estado en que se encuentran las instalaciones y la cantidad de instalaciones, entre otros que hay que evaluar al momento de dar un precio por unidad”.

Para María Eugenia Martínez es muy importante considerar:  “la cantidad de unidades y las instalaciones (caldera, equipo electrógeno, sala de bombas, gimnasio, piscina, etc.  ) hay edificios pequeños, sin ascensor, poco personal, sin áreas comunes. Hay condominios grandes, como uno que tengo ahora, con varias torres, Club House, áreas verdes, 6 ascensores, muchos conserjes… varios turnos…sin número de proveedores y obviamente mantenimiento constante, este tipo de condominios requiere trabajo toda la semana. Sin duda, los factores claves son: cantidad de unidades, las instalaciones y el tamaño”, comenta.

La directiva de AGACECH AG, tomando en consideración los diversos factores, y en la continua búsqueda de apoyar a sus asociados y comunidades, estructuró un sistema de cálculo de honorarios en base a una serie de parámetros. Esta calculadora de honorarios se pueden encontrar en el sitio www.agacech.com donde está a disposición de cualquier visitante. Basta con ingresar los datos del condominio y obtener un valor de los honorarios de administración. “La calculadora representa una  verdadera innovación para el rubro y es una herramienta de ayuda para administradores y comunidades”, comenta Luis Vallejos Kauer.

José Cortés la ha usado y comenta: “la sugiero porque da un excelente piso para negociar honorarios”.

María Eugenia Martínez, también ha usado la calculadora y le ayudó para corroborar los honorarios que ella estaba cobrando. “Fue súper útil porque me sirvió para verificar que lo estaba haciendo bien”.

Vamos a las cifras más concretas. “En un edificio de sobre 100 departamentos, el arancel no debería bajar de los $4.500 pesos por unidad. Menos de 100 departamentos, el arancel va por los $8.000, ya que mientras más pequeña la comunidad más caro es por unidad. Pero estimo que debiera haber un piso mínimo entre $300.000 a $400.000 pesos”, afirma Luis Vallejos Kauer, que además de ser Presidente de AGACECH AG, tiene muchos años de experiencia en el rubro.

Veamos un par de ejemplos de las situaciones reales que se están dando en el mercado. Luis Vallejos Kauer relata que: “hace unos días, el presidente del comité de un edificio pequeño, me comentó que estaba buscando administrador para su comunidad y que había recibido más de 30 postulaciones, incluida la mía. La mayoría le habían llegado referidas por páginas web que en realidad se dedican a la venta de softwares y un par más de parte de AGACECH AG. Le comenté que desconocía si alguna de esas páginas (empresas) realizaban certificaciones de conocimientos o revisión de antecedentes, como sí lo hacemos en nuestro gremio, además de contar con un código ético. Me comentó además que muchas de las propuestas no superaban los $250.000, las cuales descartó inmediatamente, después de hablar unos minutos conmigo y darse cuenta de que la administración de una comunidad como la de él, con empleados, recursos humanos, contabilidad, manejo de las instalaciones, residentes etc… tiene un valor base mínimo de $500.000. Este evento nos sirve para dimensionar el estado del mercado actual”.

María Eugenia Martínez hace la siguiente reflexión: “Si usted cotiza con 2 maestros para pintar la casa; uno le cobra $ 20.000 y el otro le $ 200.000, cuál tomaría? ¿No se quedaría pensando a qué se debe tanta diferencia? Por eso recomiendo a las comunidades evaluar y entrevistarse con el administrador para saber qué tanto conoce del tema, administrar no es manejar un sistema.. es mucho más complejo y eso tiene valor”.

Muy de acuerdo con la opinión de María Eugenia Martínez, la entrevista personal del o los potenciales administradores es la clave, es la instancia donde el comité de administración tiene esa difícil misión “casi imposible”, en solo 30 o 45 minutos, deberá determinar quién guiara los designios de toda la comunidad los próximos meses y años, sin duda una decisión no menor. Una mala elección puede generar una crisis y problemas que la comunidad no tenía. Sin lugar a dudas los administradores que pertenecen a un gremio generan una confianza mayor en el comité de administración.

Un dato a compartir, un alto porcentaje de los administradores profesionales, no administran la comunidad donde habitan.

“AGACECH AG es un semillero de administradores calificados, certificados, capacitados, con soporte legal, que conforman una pequeña elite, y en ese sentido no son los más baratos. En el caso de una comunidad de 100 unidades, por ejemplo, si cada propietario paga $1.000 o $2.000, o más para los honorarios de un administrador por sobre otro, pero saben que con ese administrador tendrán todo financieramente ordenado, una comunidad aseada, con las certificaciones al día, con respuesta a los residentes sobre dudas legales, con instalaciones bien mantenidas y con sistemas informáticos que den transparencia, vale la pena el incremento porque estamos frente a un administrador de plusvalía y no de gastos comunes. Así la comunidad se va a la segura”, reflexiona Luis Vallejos Kauer.

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