Comunidades XL
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ADMINISTRANDO COMUNIDADES XL
02- Octubre -2023
Las llamadas comunidades complejas, aquellas de más de 500 unidades verticales, plantean una serie de desafíos adicionales de administración. Conversamos con dos administradores con vasta experiencia en este tipo de comunidades para que nos relaten cuáles son las mayores exigencias y las características que se necesitan para manejarlas de buena manera.
Omar Cid, dueño de Administración Gerepro EIRL y socio de AGACECH. Actualmente está administrando dos comunidades 500 unidades cada una en Santiago. A su juicio, un condominio vertical es considerado XL o complejo a contar de las 500 unidades aproximadamente, pensando que existen también de 800, 1000 y 1.500 unidades.
Carolina Serey, administradora, parte del directorio de AGACECH, y quien en la actualidad administra una comunidad de 1.000 unidades, señala que administrar un condominio de 200 casas, no es lo mismo que un edificio de 200 unidades porque “en un edificio, cualquier problema siempre afectará al menos a un departamento o a la comunidad completa. Por ejemplo, si se echa a perder la bomba de agua todo el edificio se queda sin agua. Desde ese punto de vista siempre será más complejo una comunidad vertical. Por otro lado, estos mega edificios son comunidades que no duermen y que, por lo tanto, exigen más personal, más rotación y más puntos seguridad”.
¿Qué es lo más complejo de operar en esta comunidades?
Omar Cid lo divide en temas: Administrativos, Operacional y RRHH. “Con respecto a lo administrativo, lo primero es contar con una cuenta corriente con los fondos adecuados para gestionar los flujos mensuales sin problemas, esto va asociado a la morosidad de los GG.CC. y los costos fijos mensuales. Es importante generar un plan anual de gastos e imprevistos; con este plan y una morosidad mínima se puede tener administrativamente y financieramente una comunidad estable. En segundo término, está el tema operacional, que se relaciona con la mantención de la infraestructura crítica (estructural) de sustentabilidad electromecánica, seguridad y estética del condominio. En este sentido, hay que estar siempre previniendo filtraciones y estar al día con las mantenciones del área piscina, de los ascensores, bombas, presurizadoras, grupo electrógeno iluminación, electricidad en general y otras áreas menores, porque son el corazón de un condominio. En Seguridad, hay que estar ok con todos los sistemas de Alarmas, sensores de humo, cámaras, extintores, red seca y húmeda o cualquier otro sistema instalado y tener el plan de mantener el Plan de Emergencia actualizado y funcional”.
Carolina Serey, plantea que lo más complejo es el manejo o contención de las personas que viven en estos edificios. “Uno de los principales problemas es la sobre población. La inmigración ha planteado el siguiente dilema: que en un departamento que está proyectado para el uso de 3 personas, viven 5 ó 6; ya que los extranjeros –generalmente– se juntan para abaratar costos de vida y mandar dinero a sus familiares. ¿Cómo afecta a la comunidad? Pensemos que si el edificio tiene 1.000 unidades y le sumas sólo 1 persona más por departamento, son mil personas más, lo que genera una paralización en los ascensores, en los estacionamientos, en los accesos, se genera un colapso también en el alcantarillado”.
¿Cómo hacer frente a la sobrepoblación?
“En la actualidad usamos un sistema de Registro digital. La primera medida es enrolar a los residentes y registrar la huella, pero con el contrato de arriendo de por medio, en el que debe venir detallado las personas que vivirán en esa unidad. Si hay personas que tratan de enrolarse y no han sido notificadas, se avisa al propietario de manera de combatir el subarriendo. Sin embargo, hay gran resistencia de las personas a ser fiscalizadas, lo que ha significado un sobre esfuerzo para hacer seguimiento de las visitas y llevar un registro de las veces de las semana que viene al edificio y en qué horarios. Tengo dos personas 24/7 viendo las cámaras instaladas. Otro ejemplo, cuando vemos mucho movimiento de personas en un piso, es seguro que hay venta de comida, de alcohol o hay algo raro. Así que se hace un seguimiento a las personas que salen con un bulto de un departamento. Todos estos fenómenos y situaciones tiene que ver con la sobrepoblación. Y la verdad es que la contención de las personas, en la mayoría de las ocasiones es por su propio bien; porque si hay venta de alcohol permanente, significa que tarde o temprano habrán riñas al interior de la comunidad”, asegura Carolina Serey.
Omar Cid, también ha tenido que hacer frente al tema inmigratorio en sus comunidades. “En cuanto a los copropietarios o residentes, es necesario desde el primer día, rayar la cancha, en cuanto a sus derechos y sus obligaciones (GGCC y Reglamento de Copropiedad e Interno), ya que el mayor conflicto está dado por un tema de idiosincrasia y cultura, esto por la llegada de un gran número de inmigrantes que ha llevado a tener condominio en una proporción (80/20), atendiendo y entendiendo este cambio cultural se debe educar y dar a conocer qué es vivir en comunidad y cuál es el camino de una sana convivencia. En mi caso no ha sido una tarea fácil, pero se han logrado grandes cambios –tanto en el edificio El Molino (506 unidades) de la comuna de Independencia, como de Condominio Andes1 (437 unid) de la comuna de Macul– donde hemos aplicado estas estrategias. En caso de que no se llegue a acuerdo, se aplican multas y en casos extremos se solicita la salida del residente del condominio para los arrendatarios y si son copropietarios (Denuncia Juzgado de Policía local)”.
Cómo ordenar y priorizar, pensando además que la comunidad siempre requieren de la presencia del administrador?
“Como en todas las comunidades, en estos mega edificios también quieren que el administrador lo atienda, lo que por el volumen de residentes es imposible. En mi caso, para dar cabida o respuesta a los requerimientos de manera eficiente dividí por áreas: reclamos, mudanzas y gasto común. No hay que olvidar que la labor del administrador es solucionar temas administrativos y operacionales del edificio, lo que se hace en conjunto con el comité de administración”, afirma Carolina.
Omar Cid resume: “La verdad es que un trabajo complejo, pero desde el primer día de asumir el cargo de administrador en estos condominio verticales se debe ordenar, corregir y hacer cumplir la normativa existente, esto va plenamente ligado al trabajo junto a los Comité de Administración que son pieza fundamental en apoyo a la gestión del administrador, caso contrario se escapara de las manos”.
Se requiere experiencia previa para manejar un condominio XL?
Carolina Serey es enfática en su respuesta: “Un administrador sin experiencia, simplemente no podría manejar una comunidad de este tamaño. Además en mi opinión, necesitas tener ciertas características en tu personalidad, que te permitan vivir con el estrés que significa y, al mismo tiempo, tener un carácter fuerte, pero conciliador. Incluso, creo que sería bueno sumar una categorización adicional en el Registro Nacional de Administradores que considere si administras comunidades básicas o complejas”.
Omar Cid coincide en que hay que tener bastante experiencia previa para poder administrar una comunidad de más de 500 unidades. “Además hay que tener una serie de cualidades tanto técnicas como personales; es decir, conocimientos claros de su trabajo, manejo administrativo, contable, RR.HH, operacionales (Calderas, Bombas, Grupo electrógeno, etc.), y habilidades blandas, manejo de conflictos y otros. Todo lo anterior se logra con experiencia, gestión, responsabilidad y probidad”.
Otra clave del éxito es tener personal de RR.HH. profesional y bien cohesionado. Omar Cid afirma que son una pieza clave en la organización, ya que tanto, el Mayordomo, como Conserjes y auxiliares son personas de confianza del administrador, y gran parte de los resultados de gestión pasan por el trabajo de estos colaboradores. Por lo mismo deben ser bien remunerados, hacer cumplir la ley laboral, mantener comunicación constante con cada uno de ellos, escucharlos y resolver sus inquietudes, apoyarlos en su trabajo y perfeccionarlos día a día”.
Hay que considerar también que bajo la nueva legislación, el trabajo del administrador se complejiza por las nuevas exigencias administrativas, el tema de las denuncias al Registro Nacional de Administradores y también por otros temas que complican el día a día de la comunidad como son los quórum para las asambleas.
“En mayo llamé a asamblea, asistieron 40 residentes de 1000 unidades… en vista del resultado, llamé vía plataforma a pedir postulaciones para integrar el Comité de Administración, pasados 30 días no he recibido ningún correo. Para poder sesionar necesito el 33% de asistencia, pero históricamente en el condominio, el máximo de participación ha sido de 100 personas. Por otro lado, estos mega edificios –en general– son de inversionistas y pesar de que la ley faculta a los arrendatarios a asistir a la asamblea, no se involucran demasiado”, comenta Carolina Serey.
CONSEJOS PARA ADMINSTRAR COMUNIDADES COMPLEJAS
Ser capaz de retener mucha información y entenderla
Reaccionar rápido ante situaciones
Tener empatía con las personas, entender que tu trabajo incide en la calidad de vida de la gente
Tener experiencia previa en administración de comunidades verticales
Trabajar con una red de proveedores probados y de confianza
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