Como seleccionar un administrador para el condominio.

Seleccionar un administrador para la comunidad no es una tarea simple y no debe ser tomada a la ligera. Los comités de administración se esmeran en hacer una buena selección. ¿Pero seleccionan realmente a la persona idónea?
Para lograr una selección exitosa se deben tomar en cuenta ciertos parámetros mínimos, el administrador seleccionado será quien velara por el normal funcionamiento de la comunidad en todos sus aspectos por los próximos años.

Estos son algunos consejos a tener en cuenta en el proceso de selección.

1- El llamado a que se presenten postulantes debe cumplir algunos requisitos, por ejemplo, si en la comunidad se utilizará algún programa (software), o ya utilizan alguno, que los postulantes tengan el manejo. Esto filtrará automáticamente reduciendo la cantidad de postulantes.También es recomendable que el postulante no solo diga que conoce el sistema sino que acredite que lo sabe utilizar, por ejemplo con algún certificado de la marca del sistema.

2- Previo a citar infórmese, hay herramientas en Internet que permiten conocer un poco más a quien está postulando, puede utilizar Google con “el nombre del administrador seguido de la palabra reclamos”, verifique los resultados. Otro dato es revisar las redes sociales por ejemplo Facebook y LinkedIn.

3- Verifique los antecedentes, con solo el Rut y/o el nombre puede investigar los antecedentes comerciales y penales. ¿contrataría a una persona que tenga un amplio dicom? O que tenga denuncias por violencia en los estadios o intrafamiliar…

4- Compruebe si el administrador pertenece a alguna asociación o gremio. Estas asociaciones cuentan por lo general con un código ético, el administrador asociado no debe infringirlo. Otro tema importante es que estos gremios cuentan con grupos de apoyo entre sus miembros, lo que resulta muy útil la hora de solucionar temas de la comunidad, proveedores, datos de precios, alianzas, asesorías legales y contables por nombrar algunos.

5- Comprobación de conocimientos, el postulante debe contar con los conocimientos necesarios para desempeñar su labor. Un manejo acabado de la ley de copropiedad, la capacidad de analizar y sugerir cambios al reglamento interno, revisar que estén bien aplicadas las multas, poder detectar la calidad de los trabajos de los mantenedores de instalaciones. Un manejo correcto de las asambleas y sus actas, un control y manejo financiero / contable.
Puede solicitar al postulante una página de alguna de las asambleas realizadas en otros condominios, (borrando datos relevantes como en nombre de la comunidad, pero que aparezca el del postulante), que incluya una rendición de cuentas, el dato importante son los estados financieros. En esta página deben expresarse claramente cada fondo, sus respectivos cargos, intereses, multas y otros, los cuales deben tener relación con el saldo bancario, previamente conciliado.

Solicite referencias de otras comunidades, más de una, puede conversar con algún miembro del comité que avale el desempeño del postulante.

Los títulos de cursos realizados, si bien ayudan, no son de una relevancia que marque una toma de decisión, lamentablemente muchos de los cursos impartidos, analizan la ley de copropiedad y repasan algunos aspectos de otras áreas, pero resultan insuficientes. La recomendación pasa por acreditar sobre todo experiencia.

Conocimiento de leyes laborales, si el postulante tendrá a su cargo el manejo personal, debe conocer los aspectos legales, puede preparar algunas consultas laborales básicas las cuales deben ser respondidas en persona.

6- Manejo de sistemas de software. Los administradores profesionales, utilizan programas para todas sus comunidades, y están certificados por la empresa del programa en el manejo. Cualquiera puede manejar un programa, pero al estar certificado el administrador puede sacar el máximo provecho de la herramienta, sin en típico ping pong con el área de soporte consultando cada exigencia que requiere la comunidad.

El manejo de la información es un punto fundamental, por lo mismo, la herramienta de software debe permitir al administrador llevar en forma sencilla todo el proceso financiero contable, debe permitir que los residentes revisen en sus teléfonos en “que se gasta la plata”, poder pagar en línea, que los conserjes registren a las visitas, que se mantenga un registro histórico, que las encomiendas y correspondencia se registren, que el residente reciba un aviso cuando le llega algo, que cada gasto realizado tenga un respaldo escaneado, que pueda ser visualizado por los residentes, si el condominio tiene cámaras que pueda ser revisadas desde la plataforma de programa, y un sinfín de otras características. Este tipo de sistemas permiten que la comunidad entre a la modernidad, “a mayor tecnología menor espacio para los abusos.”

7- Actualmente (año 2019), el factor “visitas del administrador” no tiene la relevancia que tenía hace 20 o 15 años, la tecnología disponible permite a los administradores recibir información continuamente del estado de las instalaciones, de los eventos de la comunidad, del cumplimiento de turnos y en general del estado del condominio. Sin duda es necesario que el administrador asista a la comunidad de vez en cuando para empaparse en primera persona del estado, pero la concurrencia ya no es tan necesaria.
La forma de trabajo actual, se apoya en la información, muchos administradores cuentan con equipos de personas, como supervisores, que si están visitando continuamente las comunidades, el administrador actúa más como un gerente que asesora legalmente al comité de administración y a la comunidad.

Un administrador que va día por medio o todos los días a la comunidad, no es necesariamente un mejor administrador.
El mercado actual se ha ido acomodando a tarifas de honorarios más bajas, el factor cantidad de visitas se reduce por ser innecesario y la baja de este gasto (movilización y tiempo) se traspasa a la comunidad en una tarifa de honorarios menor.

Un ejemplo; supongamos que a las 04:00 Am se revienta una válvula de la sala de bombas, el conserje,  revisa y constata el problema, llama al servicio de mantención y al supervisor, se activan los protocolos (previamente definidos por el administrador), por ejemplo cerrar la válvula y comunicar a los residentes. A las 06:00 Am llegan los técnicos a reparar.

¿Es necesario que este el administrador mirando como reparan los técnicos? ¿O lo importante es que se repare el problema y se haga un seguimiento que la reparación fue bien realizada?

8- Cuánto pagar de honorarios al nuevo administrador?
Este punto es relevante para las comunidades y no debería serlo.
Primero si están cambiando de administrador, en la mayoría de los casos es porque no están conformes con el desempeño. A nivel laboral siempre se obtienen los resultados según lo que se paga. Muchas comunidades mal entienden este factor, tomando decisión por precio. O como referencia lo que pagaban al administrador saliente, suponiendo que pagaban el valor correcto, el cual puede estar sobre valorado o subvalorado.

Por ejemplo; un administrador profesional contemplará en su propuesta de honorarios una cierta cantidad de visitas, una cierta cantidad de tiempo y recursos para la comunidad. Evaluará el estado actual de la comunidad: financiero, morosidad, estado de las instalaciones, el reglamento interno, el estado del personal, por nombrar solo algunos factores. Es común que postulantes a comunidades ofrezcan mucho y cumplan poco, este tipo de administradores solo buscan sumar otro condominio a sus administraciones, pero tienen claro que no será a largo plazo.

Una recomendación para los comités de administración.
Al definir un postulante es recomendable considerar un plazo de mínimo 12 o 18 meses para evaluar el desempeño, definir en un contrato las obligaciones a ser cumplidas, como así mismo los valores.
La administración de condominios, se ha ido acomodando al concepto de cobro de ítems según se utilizan, por ejemplo; la comunidad no hace asambleas todos los meses, ¿entonces por qué la comunidad debe pagar por estos servicios que no se realizan habitualmente?, y que están contemplados en los honorarios. Este criterio es el que más se utilizará en el futuro.
Al definir cuanto se le pagará al administrador, se puede acordar un valor base y definir tareas a ser realizadas con sus respectivos valores.

Un concepto mal entendido en las comunidades, corresponde al impacto de los honorarios en el gasto común, si bien es un ítem que al dividirlo tiene un costo para cada unidad, al contratar un mejor administrador ese ítem se pagará solo. Lo más seguro es que el administrador profesional, logrará ordenar y regularizar todo, lo que se traducirá en rebajas muy por encima de las diferencias de aumento de los honorarios.

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