10 factores para Administrar
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Una de las claves de una administración exitosa es que administrador y comunidad estén en la misma sintonía. En este sentido, el proceso de selección de la empresa o persona que administrará debe ser cuidadoso y tiene que recabar todos los antecedentes que permitan hacer una buena elección.
Por Paula Avilés V.
Cuando un Comité de Administración, determina en reunión o decide llamar a asamblea para votar por un cambio en la administración, y se decide un recambio, comienza un proceso de licitación para encontrar un reemplazante. Ante la tarea, dicho comité debería cuestionarse, primero que todo, qué tipo de administración necesita, ya que siempre habrá personas más afines o idóneas que otras, según el tipo de comunidad que es y sus preferencias.
Como gremioy en nuestra experiencia aconsejamos a las comunidades tomar en cuenta los siguientes 9 factores para elegir a la persona correcta:
1.- EDAD.Porquelos comités de administración por ejemplo, podrían inclinarse por un perfil más joven porque sienten más cercanía; o al contrario, requieren de alguien mayor porque tiene más experiencia.
2.- GÉNERO. A veces hay preferencia por trabajar con algún género en particular así que es bueno preguntarse al menos si es un factor relevante.
3.- EXPERIENCIA. Siempre preguntar cuántos años lleva ejerciendo esta actividad porque eso habla de la cantidad de situaciones a las que ha tenido que hacer frente.
4.- CARTERA DE ADMINISTRACIÓN ACTUAL. Es importante saber cómo está compuesta, si sólo administra casas o sólo edificios, cuántos de cada uno y también dónde están ubicadas esas comunidades. Todos estos datos son importantes para elegir al administrador cuyas comunidades tengan más similitud con la que busca contratarlo.
5.- UBICACIÓN. Preguntar siempre dónde tiene su centro de operaciones, ya que así es posible inferir cuánto se demorará en llegar hasta la comunidad o con qué frecuencia efectiva la visitará. Hay comunidades que privilegian la presencialidad; es decir, la atención, más que la administración.
6.- EQUIPO DE TRABAJO. ¿Cómo está compuesto el equipo de trabajo? ¿Trabaja solo? ¿Tiene un equipo?
7.- SOFTWARE.Hay administradores que entregan a sus comunidades el software de administración de manera gratuita y otros que prefieren que la comunidad contrate directamente con la casa de software.
8.- FACTOR DIFERENCIADOR. Esta es la pregunta con la respuesta más difícil. Todos los administradores hacen una autoevaluación de sus servicios y destacan alguna característica. Por ejemplo: Hago muchas visitas, tengo gran cercanía con los vecinos, cuento con asesoría legal, entrego acceso a un portal exclusivo. De esta forma, la comunidad podría elegir a quién más se acerque a sus requerimientos.
9.- HONORARIOS por administrar una comunidad delas características de la que está cotizando. El valor a ser cobrado debe ir en concordancia con las características del condominio a ser administrador.
10.- PERTENECE A ALGÚN GREMIO. El hecho de pertenecer a un gremio es fundamental, los gremios cuentan con requisitos de acceso, procesos de selección y código ético.
Luis Vallejos Kauer, presidente de AGACECH, recomienda además a los administradores siempre enviar un certificado de antecedentes yun certificado de deudas. ¿Por qué? Porque es relevante para la comunidad conocer la situación financiera del candidato, ya que un sujeto que tiene –por ejemplo–, 70 millones de deuda vencida(no la pagó), es más riesgoso que otro que a lo mejor debe 100 millones, porque se está comprando una casa, pero que está al día en sus pagos. Por último, a estos antecedentes pronto se unirá el certificado del MINVU, que acredita que es parte del Registro Nacional de Administradores.Sin duda alguna, a mi juicio, en este rubro lo que más se valoraes la experiencia. No es lo mismo tener 7 años administrando comunidades que sólo 2. Sobre todo porque mantenerse en el rubro es difícil;quienes han logrado desarrollarse en esta área por más tiempo, es porque han enfrentado y resueltoun sinnúmero de situaciones”.
AGACECH cuenta con herramientas para que las comunidades puedan proyectar el valor por concepto de administración de un condominio.En nuestro sitio web pueden encontrar la calculadora de honorarios, y también el arancel referencial básico, ambos
Otro servicio disponible es que la comunidad solicita un administrador y recibe una propuesta con la preselección de entre 3 a 6 postulantes. Así el proceso de selección se va simplificando y se obtiene los resultados esperados.
Es importante enfatizar que el valor de los honorarios obedece a factores técnicos y características de cada comunidad. Cada postulante a administrador deberá evaluar qué honorarios decide acordar con la comunidad.
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