7 CONSEJOS PARA MANTENER SANA LAS FINANZAS DE UN CONDOMINIO

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El desempleo ha ido en aumento en los últimos meses, llegando a una tasa de 8,7% durante el trimestre móvil febrero-abril de 2023, lo que es un llamado de atención para quienes nos dedicamos a la administración porque el posible aumento en la morosidad en los pagos de las obligaciones económicas (ex gastos comunes) podría traer problemas en la economía interna de las comunidades. Veamos cómo evitarlo.

La tarea de administrar comunidades es siempre desafiante, pero en los últimos años se ha vuelto aún más exigente, debido a los cambios en la ley y a los vaivenes económicos. No olvidemos que este año comenzará a funcionar el Registro Nacional de Administradores, organismo en el que las comunidades podrán realizar reclamaciones hacia los administradores.

Luis Vallejos Kauer, Presidente de AGACECH, y administrador con vasta experiencia nos da una serie de recomendaciones y prácticas para conservar sanas las finanzas de una comunidad.

1.- Cuando un condominio nuevo comienza su funcionamiento, la Inmobiliaria recauda y entrega lo que se llama un FONDO DE INICIO U OPERACIONAL a la administración del condominio, valor que pagan los compradores de los departamentos o casas al momento de la reserva de su unidad o bien, se incluye dicho valor en el primer gasto común, lo que está especificado en el reglamento de copropiedad, donde se indica el valor. Lo que se estila es que el valor de esa cuota sea de 1,5 de un Gasto Común, valor que no siempre es real porque a veces la inmobiliaria calcula un Gasto Común inferior al real.

Entonces, lo primero que hay que hacer cuando se toma una nueva comunidad es verificar si en la cuenta corriente existe ese dinero; es decir, si hay dinero para un mes y medio de operación.

Después hay que saber cuánto es el FONDO DE RESERVA. Para calcularlo: supongamos que el fondo de reserva sea un 10%, y que el gasto común mensual es de 10 millones de pesos. Si fuera así, el fondo de reserva a ser cobrado sería de 1 millón mensual, lo que en teoría serían 12 millones a recaudar al año, y en 5 años, 60 millones; eso en teoría, si no han gastado el dinero en ítems que no corresponden y si han ido manteniendo dicho fondo de reserva.

Para seguir con el mismo ejemplo, este condominio debería contar con 15 millones de pesos de Fondo Inicial, más 60 millones de Fondo de reserva. A estos 75 millones de pesos hay que sumarle intereses, multas, arriendos de salas, lavandería, etc… es decir en la cuenta un Condominio Sano de unos 5 años de antigüedad, debería haber un monto equivalente a unos 4 ó 5 gastos comunes.

2.- Los egresos siempre deben contar con un documento original de respaldo, no fotocopias.

3.- Realizar una conciliación bancaria, donde los ingresos como los egresos estén debidamente identificados con un número de folio (que lo emite el software de Gastos Comunes) tanto para el ingreso como para el egreso.

4.- Registro y respaldo de los sueldos y las leyes sociales pagadas. Desde Previred se pueden descargar los pagos a todas las instituciones, los que deben ser guardados.

5.-Los seguros de vida de los conserjes deben estar al día, así como también los de áreas comunes, los colectivos y que los residentes hayan enviado sus pólizas para ser descontados del seguro colectivo.

6.-El fondo de reserva debe estar consolidado; es decir, la plata que se cobró (valor devengado), la que se recaudó y la que salió debe estar clara. Ese es el valor del fondo de reserva consolidado y que tiene que cuadrar con el tema bancario.

7.-Cada cierto tiempo es recomendable hacer una auditoría para que el comité de administración esté enterado del estado de situación del condominio.

8.-La morosidad, debe mantenerse dentro de un rango no superior al 15%, la ley de copropiedad entrega al administrador las herramientas de cobranza necesarias como son; aplicación de interés, solicitud del corte de suministro eléctrico, solicitud del corte de TV cable, solicitud del corte de Internet, solicitud del corte de Telefonía, además del corte de la calefacción. Si aún no se realizan las recaudaciones necesarias se puede activar la cobranza judicial que en caso de no pagar el moroso puede perder su propiedad.

Cuando un condominio está con sus finanzas en orden, es muy fácil hacer una continuidad cuando hay un cambio de administración porque toda la información está a la mano; sin embargo es muy común que el administrador anterior “se arranca” y no hay respaldos de nada, ni información al día. Por esto también es importante recalcar la importancia de tener plataformas digitales –como EdiPro– que apoya la labor administrativa y que nos permite guardar toda la información sobre la gestión, más inventarios, documentos, comunicados etc.

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